Ses doigts frappent son manche Ă une vitesse fulgurante, enchaĂźnant notes et accords de façon harmonieuse. Son plectre bouge si vite quâon peut Ă peine le voir frapper les cordes. Ton ami vient de prendre sa guitare et se lĂąche lousse dans une improvisation des plus spectaculaires.
Ce petit spectacle tâa inspirĂ© et, une fois chez toi, tu sors ta vieille guitare poussiĂ©reuse du placard. Tu vas sur Internet, trouves une partition et essaies de suivre. Cinq minutes plus tard, tes doigts font mal et tu es pris de rage puisquâaucune des notes que tu produis ne sonne bien.
Et pourtant, ça avait lâair si facileâŠ
Câest un peu le mĂȘme principe qui arrive lorsquâon essaie dâapprendre Ă travailler avec un nouveau logiciel. Tu passes beaucoup de temps Ă chercher la bonne icĂŽne, tu fais de ton possible, mais rien ne fonctionne. AprĂšs deux ou trois essais, tu en conclus que le logiciel bogue ou quâil est trĂšs mal fait.
Je comprends, câest comme ça que je me suis senti Ă mes dĂ©buts sur Photoshop (logiciel de retouche photo). Tout Ă©tait trop complexe pour rien et ça me prenait une Ă©ternitĂ© faire de petites choses simples. Et pourtant, quand je regardais mon ami, ses doigts se laissaient balader avec aisance sur son clavier. Pour lui, tout semblait si facile, si naturel...
Ce nâest pas parce quâon travaille sur le bon projet avec les bons outils et la bonne attitude quâon a atteint le zĂ©nith de la productivitĂ©. Encore reste-t-il Ă maĂźtriser lâoutil et le processus.
Lâobjectif de ce chapitre est simple: rendre ton travail aussi facile, plaisant et impressionnant que lâimprovisation dâun grand musicien.
Pour ce faire, on va dĂ©cortiquer le processus en deux parties: la maĂźtrise de lâoutil et les applications de productivitĂ©.
As-tu dĂ©jĂ regardĂ© un pro gamer, quelquâun qui gagne sa vie en jouant Ă des jeux vidĂ©os de façon compĂ©titive?
Sinon, prends 30 secondes pour aller voir cette vidĂ©o de Hwang "Losira" Kang Ho, un des joueurs les plus rapides de lâindustrie.
Ce joueur fait partie de âTeam Liquidâ, une des organisations de eSport les plus compĂ©titives sur terre. Chaque joueur doit pratiquer un minimum de 50 heures par semaine, mais la plupart en font beaucoup plus! Ce nâest pas rare que les joueurs de Team Liquid pratiquent 12 Ă 14 heures par jour avec seulement 4 h de sommeil par nuit.
En aucun cas je ne te propose de jouer Ă des jeux vidĂ©os 14 h par jour. Cependant, ces joueurs ont dĂ©finitivement quelque chose Ă nous apprendre sur lâoptimisation de nos processus.
Dans la vidĂ©o, Lorisa joue Ă Starcraft â un jeu de stratĂ©gie en temps rĂ©el.
Dans ce jeu, chaque joueur possĂšde une base ainsi que quelques travailleurs quâil doit utiliser pour miner des ressources et constituer une armĂ©e le plus rapidement possible dans lâobjectif de dĂ©truire toutes les unitĂ©s de lâadversaire.
Lorsquâon joue Ă Starcraft, ce nâest pas rare dâavoir Ă gĂ©rer ses ressources, l'expansion de sa base et la production de nouvelles unitĂ©s en mĂȘme temps quâon mĂšne un assaut sur plusieurs fronts; le multitĂąche nâest pas en option.
Plus un joueur est rapide et efficace, mieux il va gĂ©rer sa base, sa production et son armĂ©e. Ce nâest pas une guerre de soldats, câest une guerre de productivitĂ©.
Puisque le jeu repose autant sur la rapiditĂ© et lâefficacitĂ©, une mĂ©trique est venue Ă obsĂ©der les joueurs: lâAPM (les Actions Par Minute).
Alors quâun dĂ©butant va faire environ 20 Ă 40 actions par minute, les pros (comme Losira) vont jusquâĂ 400 actions par minute.
Une des grosses diffĂ©rences entre le professionnel et le dĂ©butant est lâutilisation (ou la non-utilisation) de la souris dâordinateur.
Le dĂ©butant sĂ©lectionne ses unitĂ©s Ă lâaide de son curseur, passe ses commandes Ă lâaide de son curseur et construit ses bĂątiments Ă lâaide de son curseur.
Le professionnel dĂ©lĂšgue le plus de tĂąches possible Ă sa main gauche Ă lâaide des raccourcis clavier.
Ce nâest pas exclusif aux jeux vidĂ©os, peu importe ce que tu fais avec ton ordinateur, lâutilisation des raccourcis clavier va te permettre dâĂȘtre drastiquement plus efficace.
Prenons une action simple en exemple: ouvrir un nouvel onglet pour chercher une vidéo de chat sur YouTube.
ScĂ©nario 1: Prendre la souris, cliquer sur le bouton pour ouvrir un onglet, cliquer sur la barre dâadresse, aller sur YouTube, cliquer sur la barre de recherche, inscrire âchatâ, cliquer sur la loupe.
12 secondes.
ScĂ©nario 2: âCtrl+Tâ pour ouvrir un nouvel onglet. Pas besoin de sĂ©lectionner la barre dâadresse puisquâon y est dĂ©jĂ . Si on utilise Google Chrome, on peut simplement faire âYâ et, si on est dĂ©jĂ allĂ© sur YouTube, il va nous proposer dâappuyer sur âTABâ pour chercher sur YouTube Ă partir de la barre dâadresse.
Avec les raccourcis, on peut donc faire: âCtrl+Tâ, âYâ, âTabâ, âChatâ, âEnterâ.
3 secondes.
Le deuxiĂšme scĂ©nario te permet de tout accomplir sans que ta main droite touche Ă ta souris. Le simple fait dâapprendre les raccourcis de base te permet dâĂȘtre quatre fois plus rapide lors de ton usage gĂ©nĂ©ral dâun ordinateur (la diffĂ©rence est encore plus grande lorsquâon utilise des logiciels spĂ©cialisĂ©s).
Et ça, câest en supposant que tu utilises une souris dâordinateur. De plus en plus de gens travaillent exclusivement sur un ordinateur portable en utilisant le pavĂ© tactile. Dans ce cas, câest encore plus important dâapprendre et de maĂźtriser les raccourcis clavier.
Mais lĂ , tu vas peut-ĂȘtre mâarrĂȘter et me dire âWoâ minute le jeune⊠Ăa fait dix ans que je travaille dans X, Y, Z et je nâai jamais eu besoin dâutiliser les raccourcis pour bien faire mon travail.â
La diffĂ©rence entre une personne qui utilise un ordinateur dans le cadre de son travail et un pro gamer est simple: le pro gamer doit maĂźtriser ses outils pour avoir un salaire. Pour le reste dâentre nous, maĂźtriser un ordinateur est loin dâĂȘtre obligatoire. La raison est Ă©galement simple: câest un standard impossible Ă exiger.
Comment est-ce quâon peut sâattendre Ă ce que Nicole, 55 ans, qui avoue ne pas ĂȘtre âune crack en infoâ, utilise les raccourcis de la mĂȘme façon quâun pro gamer? Par consĂ©quent, on vit dans une culture oĂč âne pas ĂȘtre un pro de lâinfoâ est une justification suffisante pour ne pas apprendre.
Mais si Nicole prenait le temps dâapprendre Ă ĂȘtre plus efficace⊠Si elle devenait quatre fois plus rapide Ă son travail. Quâarriverait-il?
Cal Newport prĂ©sente une idĂ©e intĂ©ressante dans sa confĂ©rence âFollow your passion is bad adviceâ. Selon lui, la passion nâest pas innĂ©e, mais bien une consĂ©quence de lâexpertise. En dâautres mots, plus on est bon dans quelque chose, plus on aime faire cette chose, plus on est âpassionnĂ©â.
Lorsquâon maĂźtrise ses outils de travail, tout devient plus agrĂ©able, plus rapide, plus fluide; exactement comme le musicien qui maĂźtrise son instrument.
Si, comme 52,3 % des travailleurs, Nicole nâaime pas son emploi, peut-ĂȘtre quâapprendre Ă maĂźtriser ses outils de travail ajouterait un peu de passion dans sa vie?
Sâil y a UN raccourci clavier qui a le potentiel de changer notre façon de travailler, câest bien Ctrl+F â la recherche rapide.
Lorsquâon veut trouver une information sur Internet, que ce soit dans un article de blogue, une entrĂ©e WikipĂ©dia ou encore un document PDF, on peut utiliser Ctrl+F pour faire apparaĂźtre une boĂźte qui va instantanĂ©ment chercher et trouver ce que tu tapes Ă travers la page.
Une fois quâon connaĂźt ce raccourci, câest difficile dâimaginer que câest possible de chercher une information SANS utiliser cette fonction. AprĂšs tout, la recherche dâinformations fait partie du quotidien de pas mal tout le monde (Ă titre personnel ou professionnel). Ne pas utiliser cette fonction revient Ă perdre des centaines dâheures chaque annĂ©e Ă lire des blocs de texte inutilesâŠ
Et pourtant, la MAJORITĂ des gens nâutilisent pas la recherche rapide. Selon Google, il nây a que 10 % des utilisateurs qui se servent de cette fonction! (En sachant ça, dĂ©passer tes collĂšgues en productivitĂ© vient de devenir une tĂąche pas mal plus simple!)
De mon point de vue, cette statistique est simplement aberrante. Pourquoi est-ce que les gens ne prennent pas le temps dâapprendre leurs raccourcis? Pourquoi est-ce quâils sâentĂȘtent Ă travailler de façon si peu productive?
On a dĂ©jĂ parlĂ© de la premiĂšre raison â parce que personne ne sâattend Ă ce quâon le fasse â, mais je doute que ce soit la fin de lâhistoire.
Non seulement apprendre ses raccourcis nâest pas une exigence, mais la plupart des gens ignorent quâils existent, tout simplement! Pas dans le sens quâils ignorent quels raccourcis existent, mais plutĂŽt quâils ignorent que câest possible dâutiliser son clavier pour autre chose quâĂ©crire! Et bien souvent, ceux qui le savent choisissent dĂ©libĂ©rĂ©ment dâignorer cette connaissance, se complaisant dans lâusage paresseux de leur main gauche.
Lorsquâon commence Ă utiliser un logiciel, nâimporte lequel, il FAUT prendre un petit 30 minutes pour identifier les actions les plus frĂ©quentes et/ou coĂ»teuses en temps pour mĂ©moriser leurs raccourcis.
Pour simplifier ce processus, on peut chercher sur Internet pour trouver ce quâon appelle des âcheat sheetsâ, câest-Ă -dire des aide-mĂ©moire quâon peut imprimer et coller bien Ă la vue pour faciliter lâapprentissage.
On peut Ă©galement utiliser des sites comme shortcutfoo.com pour pratiquer nos raccourcis. Le site propose des âdojosâ dâentraĂźnement pour une foule de logiciels et langues de programmation.
Apprendre les raccourcis est certes une expĂ©rience dĂ©grisante: il y en a beaucoup, on se sent incompĂ©tent, et ça prend du temps; mais sache que cet investissement de temps va trĂšs vite se rentabiliser. Surtout que beaucoup de raccourcis sont universels Ă toutes les applications (comme copier/couper/coller, la recherche rapide ou âsĂ©lectionner toutâ par exemple). Il nây a que les actions spĂ©cifiques aux logiciels qui ont leurs propres raccourcis. Et mĂȘme à ça, plusieurs de ces logiciels se fient aux standards de leur industrie pour faciliter la courbe dâapprentissage de leurs utilisateurs. En apprenant les raccourcis clavier de PremiĂšre Pro (un logiciel de montage vidĂ©o), on apprend Ă©galement une partie des raccourcis de Sony Vegas par exemple.
Il nây a pas que le clavier dâordinateur quâon peut juicer aux stĂ©roĂŻdes. Câest aussi possible dâinstaller des logiciels pour rendre ta souris plus polyvalente. Câest entre autres la fonction du logiciel Strokes Plus sur PC.
Prends un instant pour aller voir cette démo: doubletavaleur.com/stroke-plus-demo
Il sâagit dâune vidĂ©o oĂč un utilisateur fait toutes sortes de choses en utilisant des âgesturesâ â des actions dĂ©clenchĂ©es par les mouvements de la souris.
Ces mouvements sont captĂ©s par le logiciel lorsquâon bouge la souris en tenant le bouton droit enfoncĂ©.
Sur la vidĂ©o, lâutilisateur fait un âYâ pour lancer YouTube, un âGâ pour aller sur Google, une ligne vers la gauche pour faire prĂ©cĂ©dent, vers la droite pour faire suivant, par en bas pour faire copier et par en haut pour faire coller.
Ce logiciel permet donc de lier des mouvements spĂ©cifiques Ă nâimporte quelle action ou macro. Plus sur le sujet dans les prochaines pages!
Jâai parlĂ© de Ctrl+F pour une raison bien prĂ©cise: la recherche d'informations â peu importe sa forme â est une des activitĂ©s les plus courantes et essentielles de notre quotidien. Pour te donner une idĂ©e de lâimportance de la recherche dans nos vies, rĂ©alise que Google est LE site web le plus populaire et quâil traite, en moyenne, 40 000 recherches PAR SECONDE.
Mais comme on vient de voir avec Ctrl+F, ce nâest pas parce quâon utilise un outil quotidiennement quâon sait comment bien lâutiliser! Sâil nây a que 10 % de la population qui utilise Ctrl+F, câest une proportion encore bien plus petite qui se sert des opĂ©rateurs de recherche.
âLes quoi?â
Lorsquâon effectue une recherche, câest possible dâajouter des paramĂštres pour amĂ©liorer la prĂ©cision des rĂ©sultats. Par exemple, on peut utiliser âsite:â pour effectuer une recherche Ă travers un site web particulier.
Exemple: site:lapresse.ca Donald Trump
Dans cet exemple, Google va retourner lâensemble des articles de lapresse.ca qui mentionnent Donald Trump (51 000 rĂ©sultats Ă lâheure oĂč jâĂ©cris cette page).
On peut aussi prendre AND/NOT/OR pour modifier ce quâon veut inclure dans notre recherche.
Exemple: Justin Trudeau AND escaliers
Dans cet exemple, ça va nous donner tous les rĂ©sultats de Justin Trudeau qui parlent Ă©galement dâescaliers. Tu risques donc de tomber sur la vidĂ©o embarrassante de lui expliquant comment âbienâ dĂ©bouler les escaliers.
Je vais couper ça court puisquâil existe plus dâune trentaine dâopĂ©rateurs de recherche. Comme avec les raccourcis, ça vaut la peine de prendre un instant pour les Ă©tudier. Rends-toi ici (doubletavaleur.com/aide-google) pour une liste assez complĂšte des diffĂ©rents opĂ©rateurs que tu peux utiliser autant pour Google, Google Drive et Gmail.
MaĂźtriser les raccourcis nâest que la premiĂšre Ă©tape. Si tu veux vraiment devenir un Jedi de la productivitĂ©, il te reste encore Ă dĂ©couvrir les diffĂ©rentes applications qui peuvent tâaider dans ta quĂȘte de vitesse!
Ces applications accomplissent toutes une de ces trois fonctions: tâaider Ă aller plus vite, quantifier ta productivitĂ© ou mieux gĂ©rer ton temps.
Jâai un ami qui travaillait sur un projet dans lequel il devait entretenir un compte Instagram. La stratĂ©gie Ă©tait simple: republier le contenu des autres utilisateurs en leur faisant une mention.
Pour ce faire, il trouvait la publication quâil voulait partager sur lâapplication mobile dâInstagram et utilisait ensuite un logiciel pour planifier la republication sur son propre compte. Malheureusement, lâinterface de ce logiciel nâĂ©tait pas optimisĂ©e pour chercher une publication bien prĂ©cise, ce qui rendait lâopĂ©ration trĂšs longue pour rien â jusquâĂ trente minutes par photo.
Ce mĂȘme logiciel propose une autre fonctionnalitĂ©: lâimportation de masse. Pour moi, la solution Ă©tait simple: utiliser lâapplication web (et non mobile) pour trouver les images Ă republier, en tĂ©lĂ©charger une vingtaine pour ensuite de les uploader en batch. Il me rĂ©pond quâil y avait pensĂ©, mais que câĂ©tait impossible de tĂ©lĂ©charger les photos directement du site dâInstagram!
âAh oui?â
Voici un principe presque universel: peu importe ce que tu veux accomplir sur Internet, si câest long, contre-productif ou difficile, il existe une app pour ça.
AprĂšs une trĂšs courte recherche Google, jâai trouvĂ© Instag Downloader, une application Chrome qui permet de tĂ©lĂ©charger les images Instagram en un seul clic. GrĂące Ă cette application, le processus est passĂ© de 30 Ă 5 minutes par photo (de la recherche Ă la planification).
Face à ce genre de tùches, la plupart des gens se résignent et acceptent doucement leur sort. à la place, il faut développer le réflexe de chercher pour des scripts/applications/raccourcis ou logiciels qui permettent de simplifier au maximum le processus.
Bill Gates a dĂ©jĂ dit âJe vais toujours choisir une personne lĂąche pour faire un travail difficile puisquâelle va trouver une façon facile de lâaccomplirâ.
Ăa ne veut pas dire quâil ne faut pas ĂȘtre travaillant, certaines tĂąches fastidieuses ne peuvent pas ĂȘtre automatisĂ©es. Mais neuf fois sur dix, lâapproche paresseuse est dĂ©finitivement plus productive!
Est-ce que ça tâarrive dâavoir Ă Ă©crire plusieurs fois la mĂȘme chose dans une journĂ©e? Probablement que si tu programmes, rĂ©ponds Ă des courriels ou fais du service Ă la clientĂšle, la rĂ©ponse est oui, trĂšs souvent!
Tu sais sans doute que câest possible de crĂ©er des rĂ©ponses prĂ©faites quâon peut facilement intĂ©grer dans ses courriels. Il sâagit dâune fonctionnalitĂ© de base et toute entreprise devrait faire usage de cette stratĂ©gie dans son service Ă la clientĂšle. Ăa permet de standardiser la qualitĂ© du support en plus de faire sauver un temps fou aux employĂ©s.
Alors que les rĂ©ponses prĂ©faites sont un bon exemple dâusage de ces applications de productivitĂ©, ce nâest que le dĂ©but.
Phrase Express (disponible sur iOS/Android/Windows/Mac) permet de:
Et beaucoup, beaucoup plusâŠ
Si tu dois souvent Ă©crire lâURL du site web de ta compagnie, tu peux utiliser un âtext expanderâ pour faire en sorte que, par exemple, chaque fois que tu Ă©cris âsite.comâ, ton ordinateur remplace immĂ©diatement ton texte par âhttps://www.nom-de-domaine.com/â. En suivant le mĂȘme principe, on peut aussi dire au logiciel de remplacer â#datetimeâ avec lâheure et la date dâaujourdâhui.
On peut Ă©galement crĂ©er des groupes dâexpanders pour que, lorsquâon Ă©crit une abrĂ©viation de notre choix (disons #refund), on se fasse prĂ©senter un menu (similaire au menu contextuel du clic droit) comprenant plusieurs templates de messages prĂ©dĂ©finis Ă propos dâun sujet X (les remboursements dans notre cas)!
Et ce nâest pas tout! Ce logiciel dĂ©tecte les phrases et expressions que tu Ă©cris souvent pour ensuite te proposer de complĂ©ter tes phrases lorsquâil dĂ©tecte que câest ce que tu veux Ă©crire. Exactement comme lorsquâon commence Ă Ă©crire une phrase sur Google et quâil tente de deviner ce qui vient ensuite.
Ces deux fonctionnalitĂ©s sont excessivement pratiques, mais il y a encore beaucoup plus! Une de mes fonctions prĂ©fĂ©rĂ©es est celle de la gestion du presse-papier. Disons que tu as deux documents devant toi et ta tĂąche est de copier/coller cinq valeurs indĂ©pendantes dâune page Ă lâautre. En temps normal, tu dois aller sur la page A, sĂ©lectionner la valeur, la copier (Ctrl+C), changer de page (alt+tab), cliquer au bon endroit et coller la valeur (Ctrl+V). MĂȘme si ce processus nâest pas excessivement long, il nâen reste pas moins que câest loin dâĂȘtre efficace.
Avec la gestion du presse-papier, on peut aller sur la page A et copier les cinq valeurs dâun coup, pour ensuite aller sur la page B et coller ces 5 mĂȘmes valeurs en les choisissant dans la liste dĂ©roulante de notre presse-papier.
Par dĂ©faut, le presse-papier Windows (ou mac) ne peut contenir quâune seule valeur. Ces logiciels enregistrent lâhistorique de tout ce quâon copie pour ensuite nous permettre de choisir parmi notre historique lorsquâon colle une information, nous sauvant un temps fou lorsquâon a plus dâune information Ă copier!
Pour un logiciel plus lĂ©ger qui fait uniquement cette fonction, je te recommande dâutiliser KanaClip!
Ensuite, on peut crĂ©er ce quâon appelle des âmacrosâ. Il sâagit dâune sĂ©rie dâactions prĂ©dĂ©finies quâon peut exĂ©cuter en un seul clic. Donc, si tu as Ă faire une action complexe, comme changer la configuration dâun ordinateur, transfĂ©rer des donnĂ©es dâun logiciel Ă lâautre ou modifier plusieurs documents en mĂȘme temps, les macros sont exactement ce quâil te faut.Phrase Express peut fonctionner en tandem avec Mouse Recorder pour ĂȘtre attentif Ă Â tout ce que tu fais avec ton ordinateur (mouvement de souris, touches, etc.) et enregistrer ça en tant que macro. Câest-Ă -dire quâaussitĂŽt que tu actives ta macro, il va refaire exactement ce que tu as fait (mais plus rapidement).
Dâautres logiciels plus puissants (comme AutoHotKey) permettent de programmer des macros en utilisant des boucles ainsi que des conditions. Donc, mĂȘme si la tĂąche demande une certaine logique Ă accomplir (et/ou/si), câest quand mĂȘme possible de lâautomatiser!
Mise en situation: tu travailles dans une agence de voyages et tu dois répondre aux demandes de clients qui veulent partir dans le Sud. AprÚs avoir effectué une recherche pour eux, tu retournes leur répondre par courriel.
Ă la place de prendre le temps dâĂ©crire un courriel unique Ă chaque fois, tu utilises le raccourci que tu as attitrĂ© Ă ton formulaire de rĂ©ponses prĂ©remplies.
Une fenĂȘtre apparaĂźt, te demandant le nom de la personne, lâhĂŽtel en question (dans une liste dĂ©roulante), le prix, la date de dĂ©part et de retour. Tu remplis les informations, cliques sur âEnterâ et le courriel sâĂ©crit tout seul.
Bien sĂ»r, ça implique que, pour chaque hĂŽtel, quelquâun sâest donnĂ© la peine dâĂ©crire une belle description de lâendroit. La mise en place de cet outil demande donc une dose considĂ©rable de travail. Mais il ne faut pas oublier quelque chose, la loi du 80/20 sâapplique Ă©galement au monde du voyage! 20 % des hĂŽtels accueillent 80 % des voyageurs.
Puisque ces logiciels permettent de partager les raccourcis Ă travers une Ă©quipe de travail, TOUS les conseillers pourraient gĂ©nĂ©rer leurs rĂ©ponses automatiquement pour Ă©conomiser du temps. Un formulaire de rĂ©ponses prĂ©faites pour les 20 hĂŽtels les plus populaires pourrait donc sauver des milliers dâheures de travail chaque annĂ©e (tout dĂ©pendant de la taille de lâagence).
Bien sûr, on peut garder ça simple. Ton formulaire pourrait également te rédiger un courriel général, mais adapté à ton formulaire, que tu peux personnaliser à chaque fois au besoin.
Te souviens-tu lorsquâon a parlĂ© de la formule mathĂ©matique de la productivitĂ©?
V = I * M * E * T
Le dernier Ă©lĂ©ment â T â  reprĂ©sente le temps investi Ă travailler. Ce qui mâamĂšne Ă te poser une question...
Sais-tu combien de temps tu passes sur Facebook, Pinterest ou Instagram chaque semaine? Combien de temps tu passes à travailler versus le temps que tu passes sur un site de voyages, Netflix ou encore sur YouTube à écouter des vidéos de chats?
Notre perception du temps est relative⊠Câest-Ă -dire quâon a lâimpression quâil passe pas mal plus vite lorsquâon Ă©coute une tĂ©lĂ©sĂ©rie Netflix que lorsquâon fait des tableaux croisĂ©s dynamiques en Excel (Ă moins dâĂȘtre en flow!)
Mon point est: on ne le sait pas vraiment. Ăa peut ĂȘtre plus, ça peut ĂȘtre moins. Tu es peut-ĂȘtre workaholic ou encore un procrastinateur compulsif⊠Tout ça, sans le savoir!
La seule façon dâen avoir le coeur net est dâinstaller RescueTime (disponible sur Windows/Android/Mac).
Ce logiciel fait le suivi de toutes tes activitĂ©s numĂ©riques sans que tu aies Ă faire quoi que ce soit. Chaque semaine, il tâenvoie un rapport pour te dire *Oh, mais quelle surprise!* tu as passĂ© 18 h sur Netflix.
Il peut autant te donner une claque au visage que te faire réaliser que tu travailles trop et que tu devrais prendre un peu plus de temps pour toi!
Elon Musk, le CEO et fondateur de Tesla et SpaceX, est rĂ©putĂ© pour ĂȘtre un cas sĂ©vĂšre de workaholisme. Dans une entrevue, il apporte une perspective intĂ©ressante sur le sujet: si tu es habituĂ© de travailler 30 h/semaine et que tu augmentes Ă 90, tu vas accomplir en quatre mois ce qui te prenait une annĂ©e complĂšte.
Et comme nâimporte quelle forme dâinvestissement, ton travail rĂ©colte des intĂ©rĂȘts composĂ©s, câest-Ă -dire quâune petite variation dans le nombre dâheures travaillĂ©es quotidiennement apporte des consĂ©quences dĂ©mesurĂ©es Ă moyen et long terme.
RescueTime tâaide Ă connaĂźtre la vĂ©ritĂ© sur ton nombre dâheures productives pour tâaider Ă savoir oĂč couper pour tâamĂ©liorer!
Quâest-ce qui est le plus productif selon toi? Passer 3 h par jour Ă lire sur la productivitĂ©, tester des applications et âoptimiserâ ton poste de travail? Ou passer 3 h de plus par jour Ă travailler?
Jâai argumentĂ© dans les derniĂšres pages que câĂ©tait excessivement important de prendre le temps de simplifier ses processus de travail et dâaugmenter sa vitesse dâexĂ©cution. Mais ce conseil vient avec une mise en garde. Lâoptimisation de sa productivitĂ© peut facilement devenir une obsession, une autre activitĂ© de pseudo-travail qui nous donne lâimpression dâĂȘtre productifs, un refuge quâon utilise pour se cacher de son rĂ©el travail.
Ce processus suit la loi des retours diminutifs sur investissement: investir deux ou trois heures par semaine pour implémenter les concepts de ce chapitre peut quintupler ta productivité, mais chaque heure additionnelle est une heure de productivité perdue.
Câest important de balancer le travail et le mĂ©ta-travail (le travail Ă propos du travail) pour ne pas pencher trop dâun cĂŽtĂ© (travailler de façon inefficace) ou de lâautre (obsĂ©der sur lâefficacitĂ© Ă ne plus en travailler).
La solution que jâai trouvĂ©e pour garder lâĂ©quilibre est de cultiver le rĂ©flexe dâoptimiser mes processus pendant que je travaille. Si je me rends compte que jâĂ©cris souvent le mĂȘme courriel, je vais prendre cinq minutes pour en faire une rĂ©ponse prĂ©faite dans PhraseExpress. Si je fais souvent la mĂȘme action dans une application (comme âarchiverâ dans Gmail), je vais faire une recherche rapide sur Google pour trouver le raccourci clavier (câest âeâ, mais il faut activer les raccourcis dans ses paramĂštres!)
Lorsque je me retrouve en plein milieu dâune tĂąche qui est beaucoup trop longue pour le retour sur investissement, je mets en question la raison derriĂšre ce processus. Comme avec lâexemple dâInstagram, est-ce quâon travaille de cette façon parce quâon ignore une information? (On peut facilement tĂ©lĂ©charger les images Ă partir du site web.)
Par exemple, la plupart des logiciels permettent lâimportation en format CSV (Comma Separated Values; valeurs sĂ©parĂ©es par des virgules). Nâimporte quel processus qui demande dâentrer les mĂȘmes donnĂ©es une Ă une dans un logiciel (comme les produits dâune boutique en ligne, les  contacts dans un CRM ou les donnĂ©es de ventes dans un logiciel comptable) peut ĂȘtre simplifiĂ© par lâusage des fichiers CSV. Mais pour ĂȘtre capable dâutiliser la fonction dâimportation, encore faut-il savoir ce quâest un fichier CSV (et comment travailler avec!)
Dans le mĂȘme ordre dâidĂ©es, tous les processus qui te demandent de retranscrire des informations Ă partir dâun site web peuvent ĂȘtre automatisĂ©s Ă lâaide de logiciels tels que Import.io.
Si, par exemple, tu as besoin dâextraire la liste des adresses courriel de toutes les entreprises dâun rĂ©pertoire, tu peux prendre import.io pour retranscrire tous les sites et noms dâentreprise dans un fichier Google Sheets. Ensuite, tu peux utiliser Grabby.io pour crĂ©er un robot qui va scanner lâensemble des sites web et trouver toutes les adresses e-mail prĂ©sentes sur chacun.
Finalement, tu importes ça en CSV dans ton CRM et le tour est joué!
Ou encore, si tu dois lier manuellement des données entre plusieurs applications (comme les données de vente de ton site web avec ton systÚme comptable ou ton logiciel de prise de rendez-vous avec ton CRM), alors tu peux utiliser Zapier (mon app préférée et de loin) pour automatiser le tout.
Zapier est probablement lâune des applications web les plus puissantes qui existent pour tout ce qui a trait Ă lâautomatisation et Ă la simplification des processus. Ăa vaut la peine de dĂ©poser ce livre pour aller tâinscrire!
Manifestement, je ne peux pas Ă©numĂ©rer la liste de toutes les applications quâon peut utiliser pour simplifier nos processus. Il en existe des milliers et la liste ne cesse de sâallonger. Mais, pour tâouvrir lâesprit sur ce quâil est possible de faire (presque tout), voici encore quelques exemples:
Certaines plateformes sont simples, dâautres sont plus complexes. Est-ce que ça vaut la peine dâutiliser Genderize.io si on a 15 personnes Ă identifier (homme/femme)? Absolument pas. Mais si on en a 1 500? TrĂšs certainement.
Le message de ce chapitre est simple. Pour ĂȘtre plus productif, tu dois optimiser deux choses: le processus ET la vitesse dâexĂ©cution de ce processus.
Les applications que je viens de nommer vont simplifier ton processus alors que les raccourcis clavier, macros et text expanders vont augmenter la vitesse Ă laquelle tu complĂštes ces processus.